1. Utilizar diferentes aplicaciones móviles para escanear documentos con información de la empresa, clasificarla y almacenarla en el ordenador y en segunda instancia en la nube en la cuenta de la empresa. En este espacio
se deben almacenar documentos importantes como: registro de ventas y deudas de los clientes, certificados expedidos por la DIAN, contratos laborales, paz y salvo de prestaciones y nómina de los empleados.
2. Los recibos electrónicos de las compras que realicen los clientes deben estar en una carpeta debidamente organizados con código y asociados a la base de datos.
3. Utilizar el software libre y sus aplicaciones de texto, hojas de cálculo, presentaciones CRM para realizar una adecuada gestión de la información.
4. No descargar software malicioso o documentos de correos electrónicos de dudosa procedencia que puedan comprometer la seguridad de la información.
5. No utilizar redes públicas para navegar por la web
6. Estar al tanto de las actualizaciones del antivirus y no desinstalarlas bajo ningún motivo.
7. El equipo de computación deben estar asegurados por medio de una guaya de tal manera que se pueda evitar el hurto de quipos.
8. Utilizar el perfil y contraseña correspondiente de acceso.
9. Elaborar el formato de autorización para el tratamiento de datos personales y almacenar los soportes: Esto con el fin de dar cumplimiento a la ley de habeas data (ley 1266 de 2008), para proteger los datos personales de los clientes o usuarios que se encuentren registrados en un banco de datos, ya que estos datos deben ser totalmente confidenciales. Este formato debe contener información sobre la finalidad para la cual se recogen los datos y la autorización del cliente; cabe aclarar que la información registrada no puede ser compartida con terceros.

Es muy importante contar con la autorización y soportes cuando la empresa piensa implementar email marketing, ya que no se deben enviar correos con contenido comercial sin autorización, así como se debe proteger la identidad de los usuarios en los envíos de correo masivo que se deben hacer con copia oculta, y almacenar debidamente los soportes en caso de que la autoridad competente necesite realizar una verificación.